Implementace ERP systému bývá pro firmu zásadním krokem. Najednou máte na jednom místě účetnictví, objednávky, sklad, výrobu nebo fakturaci. Data jsou evidovaná, procesy nastavené a mohlo by se zdát, že digitalizace firmy je hotová.
Jenže potom přijde běžný pracovní den.
Obchodník vede vlastní Excel. Vedoucí výroby má tabulku uloženou na disku. Personalistka eviduje dovolené v jednom programu a docházku v jiném. Dokumenty chodí e-mailem. Úkoly se řeší přes telefon, chat nebo osobně. A když chce vedení zjistit, v jakém stavu je konkrétní zakázka, musí se často zeptat několika lidí.
Firma ERP má. Přesto v ní může vznikat informační chaos. Proč?
Protože mít podnikový systém ještě automaticky neznamená mít digitalizované všechny firemní procesy.
ERP je základ. Nemusí ale pokrývat všechno
ERP systém může být skutečným srdcem firmy. Řídí ekonomiku, objednávky, výrobu, sklad nebo další klíčové oblasti. To ale neznamená, že musí být ideálním nástrojem pro každý jednotlivý proces.
Každá firma funguje trochu jinak. Má vlastní způsob práce se zákazníky, obchodními případy, projekty, zaměstnanci, dokumenty nebo interním schvalováním. A právě zde často vzniká rozdíl mezi tím, co pokrývá hlavní podnikový systém, a tím, jak lidé ve firmě skutečně pracují.
Postupně tak vznikají další nástroje:
- Excel na obchod.
- Samostatná aplikace na docházku.
- Sdílené složky na dokumenty.
- Jiný systém na projekty.
- E-mail na schvalování.
- A několik procesů, které existují pouze v hlavách zaměstnanců.
Jednotlivě může všechno fungovat. Problém nastává ve chvíli, kdy firma potřebuje informace propojit.
Největší problém není počet systémů
Firma nemusí mít za každou cenu pouze jeden systém. Ve skutečnosti může být naprosto v pořádku používat několik specializovaných řešení. Problém vzniká tehdy, když mezi nimi neproudí informace.
Představte si například výrobní společnost. Obchodní tým získá novou zakázku a informace eviduje ve svém systému. Výroba pracuje v jiném prostředí. Technická dokumentace je uložená zvlášť. Docházka a kapacity zaměstnanců jsou vedené opět jinde.
Pokud spolu jednotlivé části nekomunikují, musí informace mezi nimi přenášet člověk. A právě tady začínají vznikat:
- duplicitní zadávání údajů,
- různé verze stejných informací,
- chyby při přepisování,
- zbytečná administrativa,
- složité dohledávání údajů,
- závislost na konkrétních zaměstnancích,
- komplikovaný reporting.
Čím větší firma je, tím výrazněji se tyto problémy projevují.
Podnikový systém není konec digitalizace
To, že firma již používá kvalitní podnikový systém, neznamená, že musí být každý nový proces řešen právě uvnitř něj.
V některých případech může být výrazně efektivnější zachovat současný systém jako centrální základ a doplnit jej o řešení, která pokryjí konkrétní potřeby jednotlivých oddělení.
- CRM může řídit celý obchodní proces od prvního kontaktu se zákazníkem po uzavření obchodu.
- DMS může automatizovat práci s dokumenty, jejich třídění, schvalování a archivaci.
- HR a docházkový systém může řešit docházku, dovolené, směny, absence nebo další personální procesy.
- Projektové řízení může sledovat úkoly, kapacity, termíny a náklady.
- Manažerský reporting může spojovat informace z různých částí firmy do jednoho přehledu.
Podstatné je, aby tyto oblasti nevznikaly jako další izolované ostrovy, ale aby mezi nimi bylo možné informace efektivně předávat.
Jak poznat, že samotné ERP nestačí?
Existuje několik poměrně spolehlivých signálů.
1. Klíčové informace žijí v Excelu
Excel je skvělý nástroj. Problém nastává ve chvíli, kdy se z něj stane neoficiální databáze firmy.
Jeden obchodník má vlastní tabulku. Vedoucí oddělení jinou. Management dostává třetí. A postupně přestává být jasné, která data jsou vlastně aktuální.
2. Stejné údaje zadáváte několikrát
Informace o zákazníkovi nebo zakázce už někde existuje. Přesto ji někdo znovu přepisuje do další aplikace. A potom do další.
Pokud zaměstnanci pravidelně kopírují informace mezi systémy, je to typický proces vhodný k automatizaci.
3. Stav zakázky zná pouze konkrétní člověk
„Jak to vypadá s tou zakázkou?“
Pokud odpověď vyžaduje telefonát obchodníkovi, projektovému manažerovi nebo výrobě, někde pravděpodobně chybí společný přehled. Klíčová informace by neměla existovat pouze v hlavě konkrétního zaměstnance.
4. Proces funguje především díky e-mailům
„Posílám ke schválení.“ „Už jsi to schválil?“ „Kdo má poslední verzi?“ „Můžeš mi to poslat ještě jednou?“
E-mail je výborný komunikační nástroj. Jako hlavní systém pro řízení firemních workflow ale velmi rychle začíná být nepřehledný.
5. Reporting znamená několik hodin práce
Pokud musí někdo před každou poradou exportovat několik tabulek, spojovat je a ručně vytvářet report, firma sice data má, ale neumí je efektivně využívat. A právě to je jeden z typických znaků roztříštěného systémového prostředí.
Nejdříve proces. Až potom systém
Při digitalizaci se často začíná otázkou: „Jaký software potřebujeme?“
Přitom mnohem užitečnější může být otázka: „Který proces nám dnes bere nejvíce času nebo způsobuje nejvíce problémů?“
Možná zjistíte, že nový podnikový systém vůbec nepotřebujete. Potřebujete automatizovat schvalování dokumentů. Propojit obchod s výrobou. Vyřešit docházku zaměstnanců. Odstranit ruční přepisování dat. Nebo dát managementu jeden společný dashboard.
Digitalizace proto nemusí znamenat několikaletý projekt a výměnu celé firemní infrastruktury. Někdy stačí začít jedním konkrétním problémem.
Co by měl moderní firemní systém umožňovat?
Software by neměl firmu nutit měnit fungující procesy pouze proto, aby se přizpůsobila systému. Měl by naopak umožnit reagovat na způsob, jakým společnost skutečně funguje.
V praxi to znamená především možnost:
- propojovat existující systémy,
- automatizovat rutinní činnosti,
- omezit opakované zadávání dat,
- nastavit vlastní workflow,
- sdílet informace mezi jednotlivými odděleními,
- vytvářet manažerské přehledy,
- postupně přidávat další funkcionality podle aktuálních potřeb firmy.
A právě zde dává smysl modulární přístup. Firma nemusí všechno změnit najednou. Může začít jednou oblastí, která jí dnes způsobuje největší problémy, a postupně systém rozšiřovat.
ERP nemusíte měnit. Možná ho potřebujete jen správně doplnit
Pokud firma již investovala do svého podnikového systému a systém funguje, není důvod jej bezdůvodně nahrazovat.
Smyslem moderní digitalizace totiž není mít za každou cenu jeden obrovský systém. Smyslem je, aby správná informace byla ve správnou chvíli dostupná správnému člověku, bez zbytečného hledání, přepisování a telefonování.
Hlavní podnikový systém tak může dál zůstat základem firemního prostředí. Vedle něj mohou fungovat nástroje pro obchod, dokumenty, zaměstnance, projekty, reporting nebo automatizaci.
Rozhodující není, kolik aplikací firma používá. Rozhodující je, zda spolu dokážou spolupracovat.
Proto možná není nejdůležitější otázkou: „Kolik systémů ve firmě máme?“ Ale spíš: „Kolik práce dnes musí naši lidé dělat jen proto, že naše systémy spolu neumí komunikovat?“
Máte podobný problém?
Používáte podnikový systém, ale část firemních procesů stále řešíte prostřednictvím Excelu, e-mailů nebo několika samostatných aplikací? Nemusíte kvůli tomu měnit celé firemní IT.
Společně se můžeme podívat na současné procesy, najít místa, kde vzniká nejvíce zbytečné práce, a navrhnout řešení, které doplní vaše současné systémové prostředí.