Úvod / Případová studie
Případová studie: Digitalizace řízení úloh ve společnosti GECO pomocí nástroje Infina
Kontext a výzva
Společnost GECO, a.s. je jedním z největších distributorů a maloobchodních prodejců tabákových výrobků, tisku a doplňkového sortimentu v České republice a na Slovensku. Firma provozuje rozsáhlou síť více než 300 vlastních prodejen a spolupracuje s tisíci obchodními partnery. Kromě maloobchodu se zaměřuje také na velkoobchodní distribuci, logistiku a moderní retailové služby. GECO zaměstnává přes 2 000 pracovníků a dlouhodobě patří mezi stabilní a respektované hráče na trhu s tabákem a tiskovinami.
Dosavadní ruční řízení procesů bylo časově náročné, zatěžovalo zaměstnance i manažery a přinášelo několik zásadních problémů:
- časté chyby a nedorozumění při předávání úkolů,
- nízkou transparentnost napříč organizační strukturou,
- zpožďování plnění klíčových činností,
- vysokou administrativní náročnost.
Vedení společnosti proto hledalo řešení, které by umožnilo digitalizovat správu úloh, zvýšit efektivitu a poskytnout manažerům lepší přehled o plnění úkolů v reálném čase.
Implementace řešení Infina
GECO se rozhodlo pro implementaci softwarového nástroje Infina, specializovaného na digitalizaci a automatizaci řízení úloh. Nasazení proběhlo během dvou měsíců a plynule se integrovalo do stávajících procesů.
- Automatické generování úloh - systém vytváří úkoly s detailním popisem, termínem splnění, přiřazenou odpovědností a průběžným stavem.
- Monitoring v reálném čase - manažeři získali okamžitý přístup ke stavu plnění všech úloh, což výrazně zvýšilo transparentnost a kontrolu.
- Automatická aktualizace stavu - po dokončení úkolu odpovědným pracovníkem je stav ihned přepnut na „splněno“, což eliminuje zbytečnou administrativu.
- Centralizovaný přehled - všechny úkoly jsou evidovány v jednom systému, dostupném pro management i jednotlivé týmy.
Přínosy pro GECO
Nasazení Infina přineslo společnosti GECO měřitelné i neměřitelné přínosy:
- Zrychlení procesů – časová náročnost administrativních úkonů klesla o 40 %.
- Transparentnost a kontrola – manažeři mají kdykoliv přehled o aktuálním stavu plnění, což usnadnilo identifikaci zpoždění i optimalizaci procesů.
- Minimalizace chybovosti – jasně definovaná odpovědnost a automatická evidence splněných úkolů odstranila časté chyby.
- Vyšší efektivita manažerů – díky digitalizaci se uvolnil prostor pro strategické řízení a rozvoj, namísto rutinní kontroly.
- Lepší spokojenost zaměstnanců – jednoduché přiřazování úkolů a jasná pravidla snížily stres a zvýšily motivaci týmů.
Příklad z praxe č.1: Inventarizace zboží
Proces inventarizace byl před nasazením Infina zdlouhavý a často doprovázený chybami. Po implementaci systém:
- automaticky vygeneruje seznam úkolů pro každou prodejnu,
- přiřadí odpovědnosti konkrétním pracovníkům,
- umožní manažerům průběžně sledovat stav a zasáhnout v případě problémů.
Výsledky:
- zlepšení dodržování termínů o 25 %,
- zkrácení času inventarizace o třetinu,
- snížení zátěže zaměstnanců i managementu.
Příklad z praxe č.2: Úklid prodejen
Před implementací nástroje Infina byl úklid jednotlivých prodejen koordinován převážně ručně a kontrola probíhala formou papírových záznamů nebo telefonických hlášení. Tento postup byl časově náročný, nespolehlivý a obtížně dohledatelný.
Dnes systém automaticky generuje úkoly pro pravidelný i mimořádný úklid, včetně přesného přiřazení odpovědné osoby a termínu splnění. Po dokončení úklidu zaměstnanec jednoduše označí úkol jako hotový a manažer má okamžitě k dispozici přehled o stavu všech prodejen.
Výsledky:
- zrychlení komunikace mezi zaměstnanci a manažery,
- snížení počtu zapomenutých úkolů,
- vyšší standard čistoty a lepší zákaznická zkušenost.
Příklad z praxe č.3: Hodnocení zaměstnanců
Hodnocení zaměstnanců (IK) bylo v minulosti řešeno nepravidelně a bez jednotného rámce, což vedlo k rozdílným přístupům jednotlivých manažerů a nižší motivaci pracovníků.
Po zavedení Infina probíhá proces systematicky – nástroj generuje úkoly pro pravidelné hodnocení zaměstnanců, které obsahují stanovená kritéria a harmonogram. Frekvenci hodnocení přizpůsobuje dle minulých výsledků. Výsledky hodnocení jsou následně evidovány v systému a snadno dostupné pro vedení i personalisty.
Výsledky:
- vyšší transparentnost a objektivita hodnocení,
- lepší motivace zaměstnanců díky jasně definovaným cílům,
- možnost cíleného rozvoje na základě zpětné vazby.
Závěr
Implementace Infina se stala pro GECO zásadním krokem v oblasti digitalizace řízení procesů. Automatizace a transparentní monitoring úloh poskytly vedení společnosti efektivní nástroje k rozhodování, umožnily ušetřit čas i zdroje a zároveň zvýšit kvalitu interní spolupráce.
Díky tomu se GECO podařilo posílit konkurenční výhodu na maloobchodním trhu a nastavit moderní standard pro efektivní řízení úkolů v rozsáhlé síti poboček a oddělení.