Správná archivace dokumentů vám ušetří čas, peníze a snižuje riziko ztráty důležitých listin. V moderním světě se veškerá papírová komunikace přesouvá do digitálního světa. Vy tak díky Infině získáte nejenom přizpůsobený systém vaším interním procesům, ale i centralizovanou knihovnu pro všechny dokumenty, které pro vás budou dostupné jedním kliknutím.
DMS na prvním místě
Pod zkratkou DMS se skrývá anglický název Document Management System, který je velmi jednoduchým procesem, jakým podniky ukládají, organizují, zabezpečují, digitalizují a archivují obchodní listiny. Původně takový systém vznikl, aby se snížil objem šanonů v kartotékách. Od té doby získala správa dokumentů ústřední roli v podnikových technologiích.
DMS v první řadě usnadňuje vyhledávání souborů a propojuje systém napříč všemi týmy do jednoho centrálního uzlu. Pravdou je, že i ty nejmenší podniky potřebují spravovat stovky, možná tisíce dokumentů, mezi které patří například:
- datové listy,
- faktury,
- smlouvy,
- e-maily,
- reklamační protokoly.
Tip: Kromě těchto listin by měly mít podniky zavedené procesy pro skenování papírových dokumentů, ale i jejich uchovávání, a to ze zákonného hlediska.
Jak správa dokumentů funguje?
Online úložiště dokáže spravovat všechny soubory, od naskenovaných faktur, přes e-mailové zprávy, až po prezentace nebo videa. Tyto dokumenty jsou uloženy v centrální databázi a jsou snadno dohledatelné a přístupné pro všechny členy týmu (pokud na to mají práva). Tím obchodníkům končí věčné dohledávání relevantních souborů v počítači nebo dokonce v papírové formě.
Soubory mohou být ve formátu PDF, v elektronické podobě nebo založené na obrázcích. K dispozici máte řadu možností třídění a filtrování, přičemž potřebné dokumenty lze vyhledat například i v kartě klienta.
Tři základní funkce DMS
Tyto funkce vám především usnadní vyhledávání, ale i jejich ukládání nebo distribuci dokumentů.
1. Přijetí dokumentu z jakéhokoliv zdroje
Tyto listiny mohou pocházet z různých zdrojů, například z papírových souborů, které byly digitalizovány skenováním nebo z e-mailů a externích aplikací. Po každém zařazení do příslušného boxu, přichází na řadu identifikace a klasifikování dokumentů (tedy správné zařazení a pojmenování, díky kterému své písemnosti snáze najdete).
2. Centrální úložiště
Prvotní funkcí je centralizovat veškeré soubory. Jedním z dalších důležitých aspektů Infiny je chránit podnikové informace před záškodníky. Díky pokročilým oprávněním mohou organizace řídit, kdo má k dokumentům přístup a kdo naopak ne. Lze ale také nastavit dobu platnosti souborů, které budou po uplynutí nastaveného časového úseku nepřístupné.
3. Snadné vyhledávání a generování dokumentů
Díky již zmíněné klasifikaci je systém přehledný a snadno se v něm vyhledávají všechny potřebné dokumenty, čímž se také eliminuje případná ztráta ve fyzické podobě.
Vychytávka: Kromě možnosti vytvořit si vlastní adresář, Infina také umožňuje vygenerovat k jednotlivým složkám QR kód, který je možné si vytisknout a nalepit například na fyzické listiny, které jste digitalizovali skenováním. Vy tak díky QR kódu rychle vyhledáte potřebné dokumenty v počítači tím, že načtete kód z desek šanonu v papírové formě.
Generování dokumentů
Mnoho CRM systémů přesahuje základní funkce správy dokumentů a zahrnuje k tomu spoustu dalších doplňků, funkcí a schopností, kterými se systém může pochlubit. CRM systém Infina toho není výjimkou. V DMS si na pár kliknutí můžete automaticky vygenerovat různé šablony, které budou odpovídat vizuální identitě vaší firmy. Generovat lze nabídkové listy, smlouvy nebo reklamační protokoly.
Info: Mohl by vás také zajímat článek o obchodních případech a jednotlivých fázích obchodu na našem blogu.
Tím ušetříte spoustu času, který byste jinak trávili ručním vytvářením dokumentů. Tímto způsobem zaštiťujete svým listinám jednotný a profesionální vzhled, který eliminuje případné chyby a překlepy ve vašich papírech.
Správa dokumentů je zkrátka klíčovou součástí každé správně fungující firmy. Pokud však stále váháte, zda vám systém nabídne vše potřebné, kontaktujte našeho obchodního zástupce, nebo vyzkoušejte naši 30denní zkušební verzi zdarma a přesvědčte se sami.
Powered by Froala Editor
