Případová studie: Digitalizace řízení úloh ve společnosti GECO pomocí nástroje Infina

Kontext a výzva

Společnost GECO, a.s. je jedním z největších distributorů a maloobchodních prodejců tabákových výrobků, tisku a doplňkového sortimentu v České republice a na Slovensku. Firma provozuje rozsáhlou síť více než 300 vlastních prodejen a spolupracuje s tisíci obchodními partnery. Kromě maloobchodu se zaměřuje také na velkoobchodní distribuci, logistiku a moderní retailové služby. GECO zaměstnává přes 2 000 pracovníků a dlouhodobě patří mezi stabilní a respektované hráče na trhu s tabákem a tiskovinami.

Dosavadní ruční řízení procesů bylo časově náročné, zatěžovalo zaměstnance i manažery a přinášelo několik zásadních problémů:

časté chyby a nedorozumění při předávání úkolů,
nízkou transparentnost napříč organizační strukturou,
zpožďování plnění klíčových činností,
vysokou administrativní náročnost.

Vedení společnosti proto hledalo řešení, které by umožnilo digitalizovat správu úloh, zvýšit efektivitu a poskytnout manažerům lepší přehled o plnění úkolů v reálném čase.

Implementace řešení Infina

GECO se rozhodlo pro implementaci softwarového nástroje Infina, specializovaného na digitalizaci a automatizaci řízení úloh. Nasazení proběhlo během dvou měsíců a plynule se integrovalo do stávajících procesů.

Klíčové funkce Infina:

Automatické generování úloh - systém vytváří úkoly s detailním popisem, termínem splnění, přiřazenou odpovědností a průběžným stavem.
Monitoring v reálném čase - manažeři získali okamžitý přístup ke stavu plnění všech úloh, což výrazně zvýšilo transparentnost a kontrolu.
Automatická aktualizace stavu - po dokončení úkolu odpovědným pracovníkem je stav ihned přepnut na „splněno“, což eliminuje zbytečnou administrativu.
Centralizovaný přehled - všechny úkoly jsou evidovány v jednom systému, dostupném pro management i jednotlivé týmy.

Přínosy pro GECO

Nasazení Infina přineslo společnosti GECO měřitelné i neměřitelné přínosy:

Zrychlení procesů - časová náročnost administrativních úkonů klesla o 40 %.
Transparentnost a kontrola - manažeři mají kdykoliv přehled o aktuálním stavu plnění, což usnadnilo identifikaci zpoždění i optimalizaci procesů.
Minimalizace chybovosti - jasně definovaná odpovědnost a automatická evidence splněných úkolů odstranila časté chyby.
Vyšší efektivita manažerů - díky digitalizaci se uvolnil prostor pro strategické řízení a rozvoj, namísto rutinní kontroly.
Lepší spokojenost zaměstnanců - jednoduché přiřazování úkolů a jasná pravidla snížily stres a zvýšily motivaci týmů.

Příklad z praxe č.1: Inventarizace zboží

Proces inventarizace byl před nasazením Infina zdlouhavý a často doprovázený chybami. Po implementaci systém:

automaticky vygeneruje seznam úkolů pro každou prodejnu,
přiřadí odpovědnosti konkrétním pracovníkům,
umožní manažerům průběžně sledovat stav a zasáhnout v případě problémů.

Výsledky:

zlepšení dodržování termínů o 25 %,
zkrácení času inventarizace o třetinu,
snížení zátěže zaměstnanců i managementu.

Příklad z praxe č.2: Úklid prodejen

Před implementací nástroje Infina byl úklid jednotlivých prodejen koordinován převážně ručně a kontrola probíhala formou papírových záznamů nebo telefonických hlášení. Tento postup byl časově náročný, nespolehlivý a obtížně dohledatelný.

Dnes systém automaticky generuje úkoly pro pravidelný i mimořádný úklid, včetně přesného přiřazení odpovědné osoby a termínu splnění. Po dokončení úklidu zaměstnanec jednoduše označí úkol jako hotový a manažer má okamžitě k dispozici přehled o stavu všech prodejen.

Výsledky:

zrychlení komunikace mezi zaměstnanci a manažery,
snížení počtu zapomenutých úkolů,
vyšší standard čistoty a lepší zákaznická zkušenost.

Příklad z praxe č.3: Hodnocení zaměstnanců

Hodnocení zaměstnanců (IK) bylo v minulosti řešeno nepravidelně a bez jednotného rámce, což vedlo k rozdílným přístupům jednotlivých manažerů a nižší motivaci pracovníků.

Po zavedení Infina probíhá proces systematicky - nástroj generuje úkoly pro pravidelné hodnocení zaměstnanců, které obsahují stanovená kritéria a harmonogram. Frekvenci hodnocení přizpůsobuje dle minulých výsledků. Výsledky hodnocení jsou následně evidovány v systému a snadno dostupné pro vedení i personalisty.

Výsledky:

vyšší transparentnost a objektivita hodnocení,
lepší motivace zaměstnanců díky jasně definovaným cílům,
možnost cíleného rozvoje na základě zpětné vazby.

Závěr

Implementace Infina se stala pro GECO zásadním krokem v oblasti digitalizace řízení procesů. Automatizace a transparentní monitoring úloh poskytly vedení společnosti efektivní nástroje k rozhodování, umožnily ušetřit čas i zdroje a zároveň zvýšit kvalitu interní spolupráce.

Díky tomu se GECO podařilo posílit konkurenční výhodu na maloobchodním trhu a nastavit moderní standard pro efektivní řízení úkolů v rozsáhlé síti poboček a oddělení.