Smlouva o zpracování osobních údajů č. 21-01-04

Úvod

KDO TUTO SMLOUVU UZAVÍRÁ?
Tato smlouva o zpracování osobních údajů je uzavřena mezi Vámi jako Zákazníkem, který užívá naši softwarovou aplikaci Infina CRM a námi, společností Infina company s.r.o., IČO 06904424, sídlem Pražákova 1008/69, Štýřice, 639 00 Brno, zapsanou v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Brně pod sp. zn. C 105037. Abychom to zjednodušili, Vám budeme v této smlouvě říkat „Zákazník“ a my budeme jen „ Infina company s.r.o.“.
PROČ JE TŘEBA TUTO SMLOUVU UZAVŘÍT?
Abychom Vám mohli, jako Zákazníkovi, řádně poskytovat služby spojené s užíváním softwarové aplikace INFINA CRM potřebujeme k tomu nezbytně zpracovávat osobní údaje Vašich klientů. To nám umožníte touto smlouvou. Když mluvíme o zpracovávání osobních údajů, máme tím na mysli nakládání s osobními údaji, které vkládáte do systému a se kterými náš CRM systém pracuje (dále též jen „Osobní údaje Správce“).
TATO SMLOUVA JE NAVÁZÁNA NA CRM SMLOUVU
Tato smlouva o zpracování osobních údajů (dále jí budeme říkat už jen „Zpracovatelská smlouva“) navazuje na smlouvu o užívání softwarové aplikace INFINA CRM (tuto budeme označovat jako „CRM Smlouva“), kterou jsme mezi sebou uzavřeli buďto prostřednictvím vyplnění odeslání registračního formuláře na našich webových stránkách (www.infina.cz), anebo jsme tuto smlouvu mezi sebou uzavřeli klasicky písemně v papírové podobě. Při uzavření CRM Smlouvy jste zároveň vyjádřili souhlas s obchodními podmínkami a zároveň uzavíráte i tuto Zpracovatelskou smlouvu.
KDO JE SPRÁVCE A KDO ZPRACOVATEL OSOBNÍCH ÚDAJŮ?
Vy jako Zákazník vystupujete v této smlouvě v pozici správce osobních údajů. My jako Infina company s.r.o v této Zpracovatelské smlouvě vystupujeme jako zpracovatel osobních údajů.
Z JAKÉ PRÁVNÍ ÚPRAVY TATO SMLOUVA VYCHÁZÍ?
Tuto smlouvu uzavíráme na základě GDPR1 (přesný název tohoto právního předpisu naleznete v poznámce pod čarou) a na základě § 34 odst. 2 zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

1. Předmět a účel smlouvy, základní ustanovení

K ČEMU SE ZAVAZUJEME?
1.1. Touto Zpracovatelskou smlouvou se nám zavazujete předat Osobní údaje Správce, a to v rozsahu a za podmínek, které jsme si dohodli v této smlouvě nebo CRM Smlouvě.
1.2. My se Vám naopak zavazujeme zpracovat Osobní údaje Správce v rozsahu a za podmínek, jak jsou dohodnuty v této smlouvě.
KATEGORIE OSOBNÍCH ÚDAJŮ
1.3. Mezi kategorie osobních údajů, které zpracováváme jako Osobní údaje Správce patří zejména následující:
Další osobní údaje na základě polí a údajů, která jako Zákazník do systému CRM zadáte.
PO JAKOU DOBU BUDEME ZPRACOVÁVAT OSOBNÍ ÚDAJE?
1.4. Osobní údaje Správce, které nám předáte, budeme zpracovávat po dobu trvání CRM Smlouvy a dále po dobu minimálně 90 dnů od skončení uvedené CRM Smlouvy. Případně budeme Osobní údaje Správce uchovávat i po delší dobu, pokud nám takovou povinnost stanoví právní předpis.
BUDE DOCHÁZET K AUTOMATIZOVANÉMU ZPRACOVÁNÍ?
1.5. Zpracování Osobních údajů Správce provádíme částečně automatizovaně.
ZA JAKÝM ÚČELEM ZPRACOVÁVÁME OSOBNÍ ÚDAJE?
1.6. Osobní údaje Správce zpracováváme výhradně proto, abychom mohli řádně plnit náš závazek z CRM Smlouvy a umožnit Vám naplno užívat softwarovou aplikaci INFINA CRM. V rámci užívání této aplikace totiž zadáváte do systému osobní údaje. My takové údaje následně zpracováváme způsobem, který zaručuje, že nedochází u jednotlivých osob, jejichž osobní údaje jsou zpracovávány, k porušování jejich práva na ochranu osobních údajů.
JAKÝ TYP OSOBNÍCH ÚDAJŮ ZPRACOVÁVÁME?
1.7. Typem osobních údajů, které pro Vás zpracováváme jsou pouze „běžné“ osobní údaje, kdy se nejedná o žádnou ze zvláštních kategorií osobních údajů, které upravuje článek 9 GDPR, ani o osobní údaje týkající se rozsudků v trestních věcech a trestných činů, ve smyslu, v jakém o nich mluví článek 10 GDPR.
1.8. Pokud byste přece jen údaje zvláštní kategorie, dle bodu 1.7. této Zpracovatelské smlouvy, do systému zadávali, tak, prosím, berte jako svou povinnost nás na tuto skutečnost výslovně, písemně upozornit.
ČÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?
1.9. Pokud jde o kategorie subjektů údajů, jejichž osobní údaje pro Vás budeme zpracovávat jako Osobní údaje Správce, tak se jedná o Vaše stávající a potenciální zákazníky, Vaše obchodní partnery, případně Vaše zaměstnance.
KOLIK BUDETE PLATIT ZA ZPRACOVÁNÍ ÚDAJŮ?
1.10. Protože s námi máte uzavřenu CRM Smlouvu, dohodli jsme se, že pro Vás budeme Osobní údaje Správce zpracovávat bezplatně jako součást služeb spojených s poskytovaným plněním v rámci CRM Smlouvy.

2. Práva a povinnosti stran

VAŠE POKYNY KE ZPRACOVÁNÍ
2.1. Osobní údaje Správce zpracováváme pouze na základě Vašich doložených pokynů. To znamená pokynů, které jsou buďto součástí této Zpracovatelské smlouvy, výše uvedené CRM Smlouvy nebo nám je udělíte samostatně. Pokud se rozhodnete nám udělit nějaký konkrétní pokyn samostatně, musí mít Váš pokyn vždy písemnou formu.
2.2. Minimální rozsah zpracování nám tímto určujete tak, aby mohlo dojít k naplnění výše uvedené CRM Smlouvy.
MLČENLIVOST
2.3. Zajistíme, aby se osoby, které jsou oprávněné zpracovávat osobní údaje zavázaly k mlčenlivosti, pokud jejich povinnost mlčenlivosti už nevyplývá ze zákona. Závazek mlčenlivosti pak pro ně bude platit i po skončení prací, které pro nás budou vykonávat, případně po skončení pracovního poměru.
JAKÁ OPATŘENÍ PŘÍJMEME?
2.4. Samozřejmostí je i to, že přijmeme všechna opatření podle článku 32 GDPR, mezi které patří například:
  1. Pseudonymizace a šifrování osobních údajů;
  2. Zajištění důvěrnosti, integrity, dostupnosti a odolnosti systémů a služeb zpracování;
  3. Schopnost obnovit dostupnost osobních údajů a přístup k nim včas v případě fyzických i technických incidentů;
  4. Pravidelné testování, posuzování a hodnocení účinnosti zavedených technických a organizačních opatření pro zajištění bezpečnosti zpracování.
OBECNÉ PÍSEMNÉ POVOLENÍ K ZAPOJENÍ DALŠÍCH ZPRACOVATELŮ
2.5. Uzavřením této smlouvy nám udělujete obecné písemné povolení k zapojení dalších zpracovatelů do zpracování Osobních údajů Správce. Tímto se zavazujeme dodržovat podmínky stanovené v článku 28 odst. 2 a v článku 28 odst. 4 GDPR.
POMOC PŘI ZAJIŠŤOVÁNÍ SOULADU S VAŠIMI POVINNOSTMI
2.6. Také se Vám zavazujeme pomoct při plnění Vašich zákonných povinností, vyplývajících z Vaší pozice, kterou máte jako správce osobních údajů. Vždy však s přihlédnutím k povaze a rozsahu zpracování, které pro Vás provádíme.
CO SE STANE S ÚDAJI PO UKONČENÍ POSKYTOVÁNÍ SLUŽEB?
2.7. Po ukončení poskytování služeb a po dodatečné 90denní lhůtě uvedené výše, v souladu s Vaším rozhodnutím buďto vymažeme všechny Osobní údaje Správce, anebo Vám je vrátíme a vymažeme existující kopie, pokud právo Unie nebo členského státu nepožaduje, abychom dané osobní údaje archivovali. Pokud nám nesdělíte své rozhodnutí, jak máme naložit s Vašimi Osobními údaji, tak souhlasíte s tím, že Vaše údaje po uplynutí oné 90denní lhůty pouze smažeme, aniž bychom Vám je vraceli.
POSKYTOVÁNÍ POTŘEBNÝCH INFORMACÍ
2.8. Na Vaši žádost Vám, v rámci plnění CRM Smlouvy, poskytneme veškeré informace, které budete potřebovat k doložení toho, že byly splněny povinnosti stanovené touto smlouvou a umožníme Vám audity, včetně inspekcí, které provedete buď přímo Vy, anebo Vámi pověřený auditor. Taková naše součinnost však může být zpoplatněna.

3. Závěrečná ustanovení

PLATNOST A ÚČINNOST TÉTO SMLOUVY
3.1. Tato smlouva nabývá platnosti a účinnosti okamžikem, kdy v registračním formuláři potvrdíte, že jste se s touto Zpracovatelskou smlouvou seznámili a že ji s námi uzavíráte. A uzavíráme ji na dobu trvání výše uvedené CRM Smlouvy. To znamená, že při zániku CRM Smlouvy zaniká i tato Zpracovatelská smlouva.
VZÁJEMNÁ SOUČINNOST
3.2. Jako smluvní strany se také vzájemně zavazujeme poskytnout si veškerou potřebnou vzájemnou součinnost, včetně poskytnutí podkladů pro zajištění bezproblémové a efektivní realizace této smlouvy. Zejména pak při jednání s Úřadem pro ochranu osobních údajů nebo s jinými veřejnoprávními orgány.
NAKLÁDÁNÍ S ÚDAJI PO UKONČENÍ TÉTO SMLOUVY
3.3. Po ukončení této smlouvy se zavazujeme jako její smluvní strany naložit s Osobními údaji Správce, které jsme na základě této smlouvy shromáždili v souladu s příslušnými ustanoveními GDPR.
SALVÁTORSKÁ KLAUZULE
3.4. Pokud bude některé ustanovení této smlouvy neplatné nebo neúčinné, případně pokud pozbyde platnosti nebo účinnosti, ostatní ustanovení zůstávají tímto nedotčena. Místo neplatného nebo neúčinného ustanovení se užije takové ustanovení všeobecně závazných předpisů, které danou otázku našeho smluvního vztahu řeší. Zároveň se jako smluvní strany zavazujeme změnit svůj smluvní vztah tak, abychom přijali nové ustanovení, které svým obsahem bude nejlépe odpovídat neplatnému nebo neúčinnému ustanovení.
ZMĚNY TÉTO SMLOUVY PROVÁDĚNÉ DODATKY
3.5. Jak Zákazník, tak Infina company s.r.o berou na vědomí a souhlasí s tím, že tato smlouva může být měněna pouze podepsanými písemnými dodatky, které budou vzestupně číslovány.
Napište nám
Napište nám a my Vám produkt rádi představíme...
Jsme mladá a dynamická technologická společnost Infina company, s.r.o. Chcete se o nás dozvědět více?